項目申請人除了應仔細填寫好有機食品認證調查表（種植業與加工產品）外，還應提供以下相應的文件材料。
申請人應按以下序號編排文件，裝訂后提交：第一部分　項目基本情況資料1.1營業執照副本、企業組織機構代碼復印件；1.2土地使用合法證明（土地承租合同書）；面積500畝以上的須鄉鎮以上政府證明1.3公司+農戶或公司+基地+農戶組織模式的還需提供農戶清單、基地與農戶管理制度；1.4新開墾的土地必須出具縣級以上zhengfubumen的開發批復；1.5基地5公里范圍內的行政圖（市、縣或鄉的行政圖，標明基地的位置）；1.6地塊分布圖（多地塊、分布分散情況下，提供包含全部地塊分布情況的地圖）；1.7地塊圖（必須標明每個地塊的形狀、面積、種植作物名稱、邊界及與周邊常規地塊的隔離情況，基地內主要標示物以及水源的位置）；1.8近三年內土壤、灌溉水及大氣的監測報告；1.9食品加工企業須提供加工廠區平面圖及設備位置圖；1.10實施食品生產許可證管理的產品還應提供QS證書復印件；1.11加工過程中產品接觸到水的，還需提供加工用水的檢測報告（依據生活飲用水標準）；1.12如為委托加工，提供委托加工合同書；1.13證書上如體現商標，需提供商標注冊證；1.14通過其他認證機構認證的項目，提供相關證書復印件或證明文件；第二部分　質量管理體系文件2.1質量管理手冊2.1.1有機產品生產、加工、經營者的簡介2.1.2有機產品生產、加工、經營者的經營方針和目標2.1.3管理組織機構圖及其相關人員的責任和權限2.1.4有機生產、加工、經營實施計劃2.1.5有機產品生產內部檢查制度2.1.6跟蹤審查制度（質量追蹤體系的建立、實施）2.1.7記錄管理制度2.1.8客戶申、投訴的處理2.2內部規程2.2.1作物栽培規程土地的備耕規程種子和種苗的選定、處理方法以及播種育苗的規程獲得有機種子和種苗的計劃土壤肥力的保持與管理措施常發病、蟲、草害的名稱與防治措施灌溉水的來源及灌溉管理作物的輪作計劃和間、套作計劃收獲、運輸及臨時保管規程2.2.2加工和儲藏規程1）從基地到加工廠的運送方式2）加工廠的接貨檢查方法和檢查標準3）不合格原料的處理方法和合格原料的保管方法4）初加工各工序的操作方法5）批次號的編制方法以及管理規程6）產品包裝和保管方法7）出庫程序規程2.2.3機械設備維修、清洗方法及衛生管理規程2.2.4教育、培訓規程2.2.5客戶申投訴的處理規程2.2.6員工福利與勞動保護規程2.2.7平行生產管理規程（存在平行生產的企業須提交）1）防止有機產品生產、運輸、初加工和儲藏過程中受到常規產品污染的措施2）有機生產體系和常規生產體系文件、記錄的管理第三部分 記錄文件和其他相關資料3.1有機產品生產管理者以及內部檢查員的資質證明材料；3.2所購買種子或種苗的證明文件（購買單據、非轉基因證明、常規種子或種苗未經禁用物質處理的證明等）；3.3自制肥料或生物農藥時，提供原料的來源、比例、名稱、自制方法和使用記錄；3.4外購肥料、生物農藥等生產資料的證明文件（購買單據、產品說明書）；3.5農事活動記錄（土地耕作、播種、施肥、病蟲草害防治、灌溉、重大事件、收獲）；3.6原料的運輸及儲存記錄（原料運輸、不合格原料處理、原料入庫等）；3.7產品生產配方以及加工工藝流程圖；3.8初加工過程中各加工工序記錄（工序名稱、時間、原料名稱、批次號、加工數量、加工損耗、出成率、成品數量）；3.9產品出入庫記錄；3.10出具的當年度的產品檢測報告，檢測機構（計量認證、實驗室認可，農業部認可或認監委認可）；3.11銷售記錄（時間、產品名稱、批次號、數量、購買單位）及銷售發票；3.12機械設備清掃、清洗記錄（時間、設備名稱、清掃清洗方法、藥劑名稱、用量）；3.13防蟲防鼠記錄（時間、防鼠防蟲場所、所用藥劑或工具名稱、用量）；3.14內部監督檢查報告；315內部培訓記錄（時間、培訓內容、參與人員、授課人員）；3.16客戶投訴處理記錄（時間、投訴方、投訴內容、解決措施）；3.17可以介紹和說明基地與加工廠情況的相關照片；3.18申報材料的電子版注：第三部分要求的記錄文件如根本不存在，請附文件說明。