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提交需認證的各類單證一律用打字機繕制,手寫無效。并要求做到清潔、完整、有效、凡修改處要蓋申請單位校對章(每份單證使用校正章不得超過三處),提交時應注明各單證需認證的份數。認證文件需要加手簽的,應提供有效依據(如L/C等)。 所有單證認證須在貿促會留底一份,留底的可以是影印件。

巴基斯坦使館涉及金額的商業文件不予認證。 印度尼西亞使館在辦理藥品、醫療器械、保健品、化妝品類的文件時，需提供生產許可證、銷售證書、GMP證書、營業執照、授權書、產品承認說明。 送科威特使館的產地證及發票的領事認證需提交白色產地證； 送敘利亞駐北京使館的領事認證的產地證及發票上須加打“貨物不靠以色列港口”的文字說明。 辦理泰國領事認證的涉外商業文件需附有泰語譯文。 俄羅斯、美國領事館認證公證書需附譯文與原文相符證詞。

領事認證具有以下幾個方面的作用： （1）通過領事認證證明出口商所提交的單據文件上的印章及簽字真實，從而向境外機構起一種證明和介紹作用，不致因進口國有關機構懷疑單據文件的真實性而影響該單據文件在境外的使用效力。 （2）通過領事認證，可以使被認證的單據文件在中華人民共和國境外發生法律效力，并被進口國有關機構（如貿易主管部門、海關、銀行等）所承認和接受，確保出口貿易各項程序（如報盤、申請進口許可、出口結匯）的順利進行。由于領事認證并沒有確認和證實單據文件上記載的內容是否真實，進口國相關機構仍然可以對單據文件的內容進行審查，以確認能否被進口國所接受。如果經進口國審核，單據文件內容不真實，該單據文件經過領事認證，仍可能被拒絕接受。 （3）通過領事認證可以使進口國的駐華使館對我國與其貿易進行統計和審查，特別是就進口國實行特殊貿易政策的貨物實施審查并加以控制（如禁止或限制進口、反傾銷等）。通過領事認證可以防止商人的偽造詐騙、弄虛作假和逃稅行為。 （4）由于領事認證費用較高，從某種意義上說，是一種非關稅性貿易壁壘，也可以達到變相限制進口的目的。通過領事認證收取認證費用，也可以增加使領館的收入。

辦理大使館認證需要提交哪些單證和文件？ 1、用于通關結匯及涉外商貿活動的各類商業單證和證明文件，如：原產地證、商業發票、價格單、規格證明、 重量證明、裝箱單、提單、報關單、合同、授權書、協議、聲明、保險單等； 2、其他與涉外商貿活動相關需辦理大使館認證的文件，如公司資質證書:執照、章程、董事會決議等等。