學術會議物料準備包括以下幾類：

1. 會議用品：包括筆、中性筆若干、筆記本、禮（依據預算可有可無）、書（聘書、證書，打印蓋章，準備封皮）、簽約文書（可能會舉辦簽約活動，協議至少得備兩份）、函（邀請函，無論是電子版，還是紙質版，都得設計精美。還有官方的公函類）。

2. 辦公設備：電腦、 軟件（有的專家PPT中插有視頻，必須保證可以正常播放）、插線板、激光筆及電池、U盤、相機和電池、遮光罩、閃光燈、三腳架。

3. 會議通知：用于報銷的文件，目前都做成PDF版本，發在群供參會者自行保存打印。

4. 音樂和視頻：會議中有些環節需要音樂陪襯和宣傳類視頻。

5. 其他：根據會議的具體需求，還可能需要其他物品。

以上只是學術會議物料準備的一部分，具體情況還需要根據會議的主題、規模、形式和實際需求來確定。