最近有幾位朝陽區的老板來咨詢，說公司里積壓了好多舊文件、作廢的宣傳冊和帶公司信息的印刷品，不知道怎么處理才放心。
直接扔垃圾桶吧，怕信息泄露；堆在倉庫吧，又占地方還存著隱患。
這確實是個挺實際的問題，今天咱們就聊聊，企業怎么建立一套靠譜的印刷品銷毀制度。

為什么印刷品不能隨便扔？

你可能覺得，不就是幾張廢紙嘛。
但這里面門道可不少。
比如作廢的合同草案、帶客戶信息的表格、內部會議紀要、甚至印錯的帶公司logo的信封，如果被有心人撿到，都可能推導出公司的經營動向、客戶資源甚至商業機密。
特別是對于在北京這類商業活動密集的城市，信息就是競爭力，妥善處理廢棄印刷品，是企業管理中不可忽視的一環。

一套簡單的銷毀制度包含什么？

其實不用想得太復雜，核心就是“分類、審批、執行、記錄”四步走。
公司可以規定，凡是帶公司名稱、logo、內部信息或客戶數據的印刷品，都屬于待銷毀范圍。
員工產生這類廢品時，先放入指定的“待銷毀收集箱”，而不是普通廢紙簍。
由行政部門定期（比如每月）統一申請銷毀，經過相關負責人審批。
最關鍵的是執行環節，必須采用無法復原的銷毀方式。
最后，別忘了做個簡單的記錄，寫明銷毀時間、物品種類、大概數量和經辦人，這份記錄自己留存備查就行。

常見的銷毀方法有哪些？

對于大多數北京的中小企業來說，以下幾種方法比較實用：一是使用碎紙機，這是最普遍的方式，注意要選擇交叉切割的，碎得越細越好。
二是集中焚燒，但這需要符合環保規定，在北京城區操作不太現實。
三是聯系專業的保密銷毀公司，他們會上門收取，用大型設備進行粉碎或溶漿處理，并出具銷毀證明，適合銷毀量特別大或者含有高度敏感信息的情況。
像北京中旗會計服務有限公司在協助客戶處理內部檔案時，就會推薦這類專業服務，省心又安全。

有老板問，那公司以前沒這個制度，現在一堆東西怎么處理？建議可以以此為契機，先集中處理一次歷史遺留問題，把制度建立起來。
處理時，zuihao有兩人以上在場，互相監督，確保過程無誤。
建立制度后，也要跟員工簡單培訓一下，讓大家養成習慣。

***印刷品銷毀看似是小事，卻體現了公司的管理規范和風險意識。
花一點時間建立個小流程，就能避免潛在的煩，這筆賬怎么算都劃算。